Les 8 clés d’un recrutement 100% digitalisé et d’un e-onboarding réussis

Quels sont les éléments clés d’un recrutement 100% digitalisé optimisé ?
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Débuter un nouveau challenge, à distance, sans jamais avoir rencontré son employeur, son équipe IRL (« In Real Life ») … Étonnement, c’est possible ! Le premier jour de travail signifie souvent des nouveaux collègues, un nouveau bureau et une nouvelle culture. Pour ma part, HireFirst aura commencé dans mon salon ! Il me semble important de mettre en avant les éléments clés d’un recrutement 100% digitalisé optimisé.
Je vous raconte.

Key 1 : L’intégration

J’ai vécu mon « Welcome Justine » en visio, le mercredi 1er avril (non, ce n’est pas une blague). Comme lors d’un premier jour classique, je me suis présentée à tous mes nouveaux collègues.

Un nouveau job c’est avant tout une nouvelle équipe.
HireFirst c’est 11 personnes, 11 personnalités avec des domaines d’expertises uniques. Le premier jour je me suis entretenue avec tous mes collègues via vidéo conférence. Ces échanges « one to one » permettent de rencontrer toute l’équipe dans leur propre environnement et donc de les découvrir encore plus intimement que lors d’une entrevue classique

L’atout majeur d’un e-onboarding réussi à distance : l’abus de vidéo conférence pour rester en contact ! Le lien social est aussi maintenu au sein de l’équipe grâce à notre Morning Meeting quotidien. C’est important durant cette période, cela nous permet de partager notre énergie positive dès 9h15 !

En résumé :
– Une journée d’intégration dédiée à la rencontre, à l’échange et à la mise en confiance du nouveau salarié
– Organiser des meetings d’équipe quotidiennement, pour garder du lien social, mais aussi que le nouveau salarié ne sente pas perdu
– Privilégier le contact humain et abuser de l’usage des vidéos conférences

Comme je le dis souvent aux candidats que je recrute :
“un onboarding réussi ce n’est pas un sprint. C’est un marathon.”

Key 2 : Un plan de formation
Comme n’importe quel nouveau salarié j’ai reçu mon plan de formation pour les semaines à suivre. Mon temps d’adaptation y est pris en compte. Le but étant d’assurer ma monté en compétence, même en période de confinement. Tous les jours, des formations digitalisées me sont données sur des compétences marchés mais aussi techniques liées au recrutement en IT.

Key 3 : Le suivi
Je suis en perpétuelle communication avec ma lead et mon manager en cas de questions, je n’ai pas le sentiment d’être seule. Chaque jour, un point avec mon manager est organisé concernant mon avancement. Comme au bureau, je reçois un vrai suivi. De plus, tous les membres de mon équipe sont disponibles si j’ai des questions via notre groupe de partage.

Key 4 : L’autonomie
Pour enrichir ma formation, je fais aussi mes propres recherches. Nous avons un feedly, pour faire de la veille sur divers sujets tech. Je m’aide de tutoriels sur Youtube afin de compléter ma prise de note, le but est d’avoir un maximum de connaissances pour être en phase avec les candidats. Le confinement nous apprend que la distance n’est pas une barrière mais une nouvelle façon pour travailler. Rien n’est impossible !

Key 5 : La planification
J’ai trouvé rapidement mon rythme pendant ces premiers jours, mon secret : la planification. Dès que mon manager me donne des actions, j’organise mon calendrier en conséquence.
Ce fut mon mantra pour réussir cet e-onboarding chez moi.

En résumé :
– Avoir un programme de formation structuré
– Organiser des points quotidiens avec le nouveau salarié
– Un suivi encore plus minutieux par son manager
– Avoir une communication sincère avec ses salariés

J’ai demandé à Reynald Bourdeaux, co-fondateur d’HireFirst de donner ses tips. Il me semblait important d’avoir aussi l’avis du recruteur et pas seulement de la recrue. Les voici :

Key 6: “e-préparez-vous”
Avant l’arrivée
 de votre nouvelle reçue, préparer votre digitalisation. Utilisez l’outil visio que toute l’équipe maîtrise. Optez pour un système de e-Signature pour tous vos documents administratifs et préparez un ‘welcome kit’ digitalisé

Key 7: Une visio, un objectif
Le contact vidéo peut favoriser un comportement passif
. Privilégiez les réunions courtes. Mixez les visios en groupe et en one-to-one. Ayez un objectif précis par meeting !
Exemples : bien cadrer et organiser une visio pour un training, mais favorisez l’improvisation et la spontanéité pour les visios de présentation entre les membres de votre équipe.

Key 8 : Soyez créatif !
Pensez à rythmer votre parcours d’intégration avec des défis et activités, variez les contenus avec des quiz, des jeux ou des outils collaboratifs.

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Article réalisé par :
Justine Murca
, Talent Coach chez HireFirst
& Reynald Bourdeaux, co-fondateur d’HireFirst
www.hirefirst.com